Die perfekte E-Mail-Signatur erstellen – Tutorial

Farben sparsam einsetzen: Nutzen Sie maximal ein oder zwei Farben, die Ihrer Corporate Identity entsprechen.

Schriftarten vereinheitlichen: Bleiben Sie bei klassischen, gut lesbaren Systemschriften wie Arial, Calibri oder Helvetica.

Mobile Optimierung: Bedenken Sie, dass viele Empfänger E-Mails auf dem Smartphone lesen. Die Signatur sollte nicht zu breit sein und Schriftgrößen aufweisen, die auch auf kleinen Bildschirmen lesbar bleiben.

Bilder richtig einbinden: Nutzen Sie Logos und Fotos in der passenden Größe (vermeiden Sie riesige Dateianhänge) und versehen Sie diese mit einem Alt-Text.

Struktur durch Trennlinien: Nutzen Sie dezente Linien oder Pipe-Symbole (|), um Informationen horizontal voneinander abzugrenzen und Platz zu sparen.

Inspirierende Zitate: Verzichten Sie im geschäftlichen Kontext auf Lebensweisheiten. Sie wirken oft unprofessionell und lenken von den wesentlichen Informationen ab.

Überfrachtung: Eine Signatur ist kein Lebenslauf. Reduzieren Sie die Kontaktwege auf die wirklich relevanten und genutzten Kanäle.

Reine Bild-Signaturen: Wenn die gesamte Signatur aus einer einzigen Grafik besteht, können Empfänger Ihre Telefonnummer nicht kopieren. Zudem verschwindet die Signatur komplett, wenn das E-Mail-Programm Bilder standardmäßig blockiert.

Öffnen Sie Outlook und klicken Sie oben links auf Datei > Optionen > E-Mail.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Signaturen….

Wählen Sie unter „Signatur zum Bearbeiten auswählen“ den Punkt Neu aus und vergeben Sie einen Namen.

Bestätigen Sie alles mit OK.

Öffnen Sie Gmail und klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen) und dann auf Alle Einstellungen aufrufen.

Scrollen Sie im Reiter „Allgemein“ nach unten bis zum Bereich Signatur.

Klicken Sie auf Neu erstellen, geben Sie der Signatur einen Namen und fügen Sie den Inhalt in das Textfeld daneben ein.

Wählen Sie direkt unter dem Textfeld aus, ob die Signatur für neue E-Mails und beim Antworten/Weiterleiten standardmäßig verwendet werden soll.

Scrollen Sie ganz nach unten und klicken Sie auf Änderungen speichern.

Öffnen Sie Apple Mail und wählen Sie in der oberen Menüleiste Mail > Einstellungen (bzw. Systemeinstellungen).

Wechseln Sie zum Reiter Signaturen.

Klicken Sie in der mittleren Spalte auf das Plus-Symbol (+), um eine neue Signatur zu erstellen. Vergeben Sie einen Namen und fügen Sie den Text in der rechten Spalte ein.

Um die Signatur automatisch anzufügen, wählen Sie sie im Dropdown-Menü „Signatur auswählen“ im unteren Bereich aus. Setzen Sie zudem ein Häkchen bei „Signatur über zitiertem Text platzieren“, damit sie bei Antworten nicht ganz am Ende der E-Mail landet.